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最近インボイス制度の対応やそのシステム改修に関するお問い合わせがかなり増えてきております。これと同時にお問い合わせがあるのが「電子帳簿保存法」の対応です。

インボイス制度の対応についてはかなり理解されている方が多くなっていますが、「電子帳簿保存法」に関しては、結局何をすればいいのか？という点がまだぼやけているようです。

改めて、今回の「電子帳簿保存法」改定で対応しなければならない点を整理してみました。

データとして保存するもの

大まかに分類すると、データで保存するべきものは下記となります。

①電子帳簿等保存

電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存

②スキャナ保存

紙で受領・作成した書類を画像データで保存

③電子取引

電子的に授受した取引情報をデータで保存

保存の要件

保存時の要件には、

• ①システム概要に関する書類の備え付け
• ②見読可能装置の備え付け
• ③検索機能の確保
• ④データの真実性を担保する措置

となります。

①については社内マニュアルのようなもので、どこに何を保存するのか等を説明したもので大丈夫のようです。通常は何かしらの形で作られていると思うので、「電子帳簿保存法」のために新たに何か用意する必要はないようです。

②は、当然この保存場所にアクセスするためのパソコンがあると思いますので、特に問題ありません。

③に関しては、これまでの面倒な検索要件が緩和され、

• ・「取引年月日」
• ・「取引金額」
• ・「取引先」

の3項目でファイルを検索できればいいという事になりました。ですので、この3つの情報をファイル名に盛り込んで保存すればいい事になります。

例えば、ファイル名を「202301031_(株)サンプル_110000.pdf」として所定の場所に保存すればOKです。

④に関しては、これまでは改竄できないようなクラウドサービスやタイムスタンプのサービスに契約する必要がありましたが、これらを防止する社内規定を作成すればOKという事になり、その雛型も国税庁から公開されています。

PCできる蔵での電子帳簿保存法対応

PCできる蔵では、請求書や納品書などを出力する際、③のようなファイル名で自動的に保存する事も可能です。どのようなファイルの命名ルールにするかを決めて頂ければ、その形式に沿った形で出力するように対応したします。

是非ご相談ください。