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得意先との取引を行う上で不可欠な書類として「見積書」「納品書」「請求書」「領収書」の4つがあります。これらの書類を発行しなくても取引することはできますが、発行せずに業務をすすめると万が一トラブルに巻き込まれた場合、証明することはできません。この4つの書類は、公的に定められた形式はないため、各社独自の書式である場合がほとんどです。改めて、この4つの書類の役割や違いについて整理してみたいと思います。

見積書

見積書は、4つの書類の中で唯一取引前に発行する書類です。
商品やサービスの金額、取引の条件などをあらかじめ取引先にお知らせするため役割を担います。
見積書にはトラブル回避や比較検討といった目的があります。
見積書には内容・金額・納期などをの記載がありますので、これらを渡すことによりお互いの共通認識を経てトラブルを回避することができます。
また、取引先が他社と比較する目的に発行されることもあります。
見積書では、発行日・見積もり対象の消費やサービス内容・金額・有効期限・取引条件などが重要な要素となります。

納品書

納品書は、実際の商品やサービスを納品する際に、発行する書類です。
後から郵送するケースもありますが、ほとんどの場合、商品やサービスを納品する際にセットで発行します。
納品書は、検品目的にも用いられる書類で、発注者側が納品された品物が一致しているかを確認する目的もあります。
また、納品書にはほとんどの場合納品書控や受領書がセットになっており、納品時の受領確認として用いられます。
納品書には、納品日・納品した商品・数量・を記載します。金額や消費税は記載するケースとそうでないケースもあります。

請求書

請求書は、仕事の締日などのタイミングで依頼主に発行するものです。
請求書を発行しなければ、実際の入金も発生しませんので、最も重要な書類といってもいいでしょう。
また、請求書の間違いは、企業の信用に直結しますので、請求金額の集計が重要になります。
消費税の計算なども、取引先の条件によっては請求書を集計する際に計算する必要もあります。
請求書の主な要素は、請求書発行日・請求内容・請求金額・入金日・振込先などとなります。
書式によっては、請求金額の元となった売上の明細や入金履歴なども合わせて発行する事となります。

領収書

領収書は、支払いを受ける側が代金を受領した際に発行するものです。
領収書は、確定申告や会社の経費などさまざまな場面で利用するため、正確な記入が必要です。
しかし、近年では企業間の取引は振込がほとんどとなり、領収書を発行するケースは少なくなっています。

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