スタッフブログ

前回９／１５にて、打合せにおける大事なことという意味で

１）現状の業務を理解すること（ヒアリング力）

について記載しましたが、今回は続きを書いてみます。

２）新たな業務運用を提案すること、及びその説明力

せっかくシステムを導入するのですから、初めて導入される方も、
既存システムをお使いのお客様も、現時点の業務運用より、より効率的に
より便利に、ミスを少なく運用できるようになることが重要です。

１）現状の業務を理解すること（ヒアリング力）
→これをしっかり理解した上で、改善提案をします。

○○○新たな業務運用を提案すること、及びその説明力○○○

①重複作業や、ムダを洗い出す。
例えば現在、作成している各種帳票類のお話。
似たような種類の帳票を複数作成しているケースが、よくあります｡
よく見ると、印字項目が２～３つ違うだけで、使用しているデータはほぼ一緒。
しかし、タイトルが片方は、月別売上分析表、もう片方は、売上順位表、、、など。。。
１つの表に、項目を網羅してまとめた方が効率的です。

さらに、かなりなページ数の売上日報を毎日印刷して、ファイリングしているが、実際の使用用途は、
社長様が週に１、２回、売上の合計金額だけを確認しているだけ、など。
紙に印刷しなくても、画面で確認すれば済むことです。

上記のように印刷物に関するムダは、結構多く見受けられます。

担当者様に、
「どのような目的で印刷されていますか？」と聞くと、
「多分、社長が見ている」←（実際は、ほとんど見ていない・・・見ててもたまに）
「今までそうしてきたから」　など、

使用頻度が極端に低かったり、ましてや、担当者様が目的すら理解しておらず、
今までそうだから的な回答は以外と多いものです。

このように、現状運用が正しいと思い込んでいる点をよく精査し、ムダを探し
削減するのと合わせ、より効率的な手法、運用を提案していくことが大事です。

②売上向上に必要な分析方法の提案
今度は、ムダではなく、今まで行なっていなかったが、今後、システムのデータを使用すると
こんな角度での売上動向や、原価管理が、把握できるという提案を行います。
一般的に・・・
卸売業であれば、売筋商品情報、商品分類毎の動向、担当者別売上、得意先別売上分析など。
製造業であれば、製造原価の把握、作業日報からの効率化分析など。
工事業であれば、工事台帳による原価管理、請求漏れチェック、経費・外注管理など。
これらは一般的で、行なってるお客様も多いのですが、さらに、詳細な分析の提案も行ないます。
但し、あまりに色々と増やすと、入力項目が多くなり、かえってシステムの使い勝手が悪くなりますので、
要注意です。

③説明力
①～②を実現すると、今までよりこんなに効率良く、便利になりますよという説明が
しっかりできないと、本当に、その運用に変えて良いのか、お客様は不安になります。
改善すること＝少なくとも今までの運用方法を多少なり捨てること　となりますので当然です。
また、一番難しいのは、全てシステムに頼ってしまうと、運用に融通が利かなくなり、
かえって不便になります。
現状のアナログ運用はあえて生かしたい場面で、その説明の仕方を間違えると、

「このＳＥは、面倒な作業はイヤだから、この部分をシステム化したがらないのか？」

と不信感を抱かれてしまいます。

このような場合、実際に、担当者様の作業を例にして、今までの作業と比較して、
１日でこれだけムダが省けます的な説明や、システム化することによるデメリットも正直に
お話するべきと考えます。

ふぅ～、、、、今回は、この辺にしておきます。
こう考えると、今までもこれからもそうですが、
コミュニケーション力って大事ですね。

あと、、、
関係ない話ですが、うちの子供が産まれた直後に、待っている私たち家族に対して
看護婦さんが、

「もうすぐ、お母さん戻ってきますからね～」

とだけ言って立ち去ろうとしました。。。

こちらがまず知りたいのは、

母子共に健康か？

五体満足か？

男か女か？　なのに、

こうゆう、気持ちをわかって欲しかったですね。

やはり仕事に慣れてしまうと、このような対応になってしまうんだなと
思ったことがありました。

「あなたにとっては、１０００人目の赤ん坊かもしれないけど、
ウチにとっては、初めてなのよっ！！」と。。。

自分に置き換えると、今まで様々なお客様のシステムに携わってきましたが、
少なくとも安い金額ではない、かなりの決断に迫られてお客様が導入するのですから、
悪い意味で慣れてしまわぬよう、「初心忘れるべからず」で、今後とも行きたいと思います。

では第３回：導入後の姿を想像すること（本当に運用できるのか、現実性）は、
また時期未定です。