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電子帳簿保存法における「可視性の確保」と「真実性の確保」について説明しますね。

可視性の確保
「可視性の確保」とは、保存した電子データを適切に検索・表示できるようにすることを指します。具体的には以下の要件があります

1. 関連書類の備え付け：システムの概要を記載した書類（システム概要書や基本設計書など）を備え付けること。
2. 見読性の確保：保存場所に電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ、およびこれらの操作説明書を備え付け、データを速やかに表示・出力できるようにすること。
3. 検索機能の確保：取引年月日、取引先、取引金額などの項目で検索できるようにすること。

真実性の確保
「真実性の確保」とは、保存したデータが改ざんされていないことを保証することです。具体的には以下の要件があります

1. タイムスタンプの付与：取引情報にタイムスタンプを付与するか、受領後速やかにタイムスタンプを付与し、保存の実行者または監視者に関する情報を確認できる環境を整えること。
2. 訂正・削除の防止：訂正や削除ができないシステムを利用するか、訂正や削除の事実を確認できるシステムを使用すること。または、訂正削除の防止に関する事務処理規程を定め、それに沿った運用を行うこと。

これらの要件を満たすことで、電子帳簿保存法に準拠したデータ管理が可能になります。

専用システムを導入しない場合でも、電子帳簿保存法の「可視性の確保」と「真実性の確保」を実現するための手段はいくつかあります。

可視性の確保
1. モニターと操作説明書の備付け：電子データを表示するためのモニターや操作説明書を用意し、必要なときに速やかにデータを表示できるようにします。
2. 検索機能の確保：取引年月日、取引先、取引金額などの項目で検索できるように、データを整理して保存します。例えば、Excelなどの表計算ソフトを使ってデータを管理し、フィルター機能を活用することが考えられます。

真実性の確保
1. タイムスタンプの付与：電子データにタイムスタンプを付与することで、データの作成日時を証明します。タイムスタンプサービスを利用するか、データを受領後速やかにタイムスタンプを付与します。
2. 訂正・削除の防止：訂正や削除ができないシステムを利用するか、訂正や削除の事実を記録するシステムを使用します。または、訂正削除の防止に関する事務処理規程を定め、それに従って運用します。

これらの方法を組み合わせることで、専用システムを導入しなくても電子帳簿保存法の要件を満たすことが可能です。